Nebim V3 E-Fatura Entegrasyonu Adım Adım: Sovos (Foriba) Kullanıcıları İçin Kapsamlı Rehber

Nebim V3, Türkiye'de tekstil ve perakende sektörünün en yaygın kullanılan ERP çözümü. E-fatura tarafında Nebim, GİB onaylı özel entegratörlerle çalışır. Nebim'in güncel entegre çözümler sayfasında e-Dönüşüm kategorisinde Doğan e-Dönüşüm, QNB eSolutions, Sabancı (Edoksis) ve Univera (Uni-Dox) listelenir; bunların tümü e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye entegrasyonu sağlar. Bunun yanında geçmişte çok sayıda Nebim kullanıcısı Foriba (bugünkü adıyla Sovos) altyapısıyla çalıştı; FIT Solutions gibi entegratörler de Nebim ile fiilen entegre çalışmaktadır. Hangi entegratörle çalışırsanız çalışın, Nebim V3 tarafındaki e-fatura kurgusu aynı mantıkla işler. Bu rehberde süreci uçtan uca anlatıyoruz.

1. E-Faturaya Tabi Müşterilerin Belirlenmesi ve Anlık Kontrolü

Nebim V3 ERP'de toptan ve perakende müşteri kartları üzerinde "e-Faturaya Tabidir" seçeneği işaretlenir ve vergi numarası bilgisinin zorunlu olarak girilmesi sağlanır. Bu sayede fatura kesme esnasında müşteri kodu çağrıldığında, kullanıcıya bu müşterinin e-faturaya tabi olduğu ve kağıt fatura basılmayacağı bilgisi otomatik olarak verilir.

E-faturaya tabi firmaların güncel listesi, entegratör firmadan (Sovos, FIT Solutions vb.) belirlenen zaman aralıklarında otomatik olarak alınır ve Nebim V3'teki müşteri bilgileri güncellenir.

Fatura keserken yeni bir müşteri kaydı açıldığında da aynı liste anlık olarak sorgulanır: kaydedilmek istenen müşterinin vergi numarası e-faturaya tabi firmalar listesinde yer alıyorsa kullanıcıya anında uyarı verilir. Böylece e-fatura mükellefine yanlışlıkla kağıt fatura kesilmesinin önüne geçilir.

2. Nebim V3'te E-Fatura Kesme İşlemleri

Fatura kesme esnasında seçilen müşterinin kartında "e-Faturaya Tabidir" işareti varsa, kesilen fatura otomatik olarak e-fatura seri numarası alır.

Önemli bir ayrıntı: Bu seri numarası, parametreye bağlı olarak faturanın kesildiği anda değil, gönderilmek üzere hazırlandığı esnada toplu olarak da oluşturulabilir. Bu sayede GİB'in sıkı takip ettiği seri numarası atlama sorunları baştan engellenmiş olur.

3. Nebim Elektronik Fatura Entegrasyonu Programı ve Entegratör Ayarları

Nebim V3 ile entegratör arasındaki köprü, "Nebim Elektronik Fatura Entegrasyonu" programıdır. Kurulum sırasında bir defaya mahsus yapılan ayarlar şunlardır:

1. Sunucu, kullanıcı adı ve parola ile programa giriş yapılır.
2. Hangi veritabanı (database) için işlem yapılacağı seçilir. Bünyenizde birden fazla tüzel kişilik varsa, her tüzel kişilik için ayrı parametre seti tanımlayabilirsiniz.
3. Hangi özel entegratörle çalışıldığı seçilir (Doğan e-Dönüşüm, QNB eSolutions, Sabancı Edoksis, Univera Uni-Dox; mevcut kullanıcılar için Sovos/Foriba, FIT Solutions vb.).
4. Seçilen entegratör için bağlantı parametreleri düzenlenir: e-faturaya tabi firma listesinin güncelleme periyodu, e-fatura gönderme periyodu ve e-fatura alma periyodu belirlenir ve kaydedilir.

Nebim'in entegre olduğu e-dönüşüm entegratörleri

• Doğan e-Dönüşüm — e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye
• QNB eSolutions — e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye
• Sabancı (Edoksis) — e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye
• Univera (Uni-Dox) — e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye
• Sovos (Foriba) ve FIT Solutions — mevcut kurulumlarda yaygın olarak kullanılan entegrasyonlar

QNB eFinans (eSolutions) ile Nebim V3 entegrasyonu nasıl kurulur?

Nebim'in entegre çalıştığı bir diğer altyapı olan QNB eFinans (yeni adıyla QNB eSolutions) tarafında kurulum, yaklaşık 20 adımlık bir yapılandırma sürecidir ve iki tarafta da ayar gerektirir:

• eFinans panelinde: Kullanıcı hesapları oluşturulur, kasa tanımlamaları yapılır ve fatura görselleri (şablonlar) işletmenize göre özelleştirilir.
• Nebim V3 tarafında: Şirket parametrelerinde vergi numarası ve vergi dairesi tanımlanır; e-Devlet sekmesinden kullanılacak uygulamalar (e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye) seçilir ve entegratör tanımlamaları yapılır.
• Servis ayarları: Web servis bağlantıları ve zamanlanmış görevler yapılandırılarak fatura gönderme-alma işlemlerinin belirlenen periyotlarda otomatik çalışması sağlanır.

Bu adımların her biri doğru sırayla yapılmadığında faturalar GİB'e ulaşmaz veya gelen faturalar ERP'ye düşmez. eFinans/QNB eSolutions kurulumunda zorlanıyorsanız ekibimiz uzaktan bağlanarak yapılandırmayı sizin yerinize tamamlar.

4. E-Fatura Gönderme İşlemleri

Nebim V3 fatura programı ile kaydedilen faturalar, "Oluşturulmuş Faturaları Kontrol Et ve Gönder" ekranında listelenir. Gönderimi yapılacak faturalar bu listeden seçilerek onaydan geçirilir.

Bu işlemle Nebim V3'ten kesilen faturalar, GİB'in belirlediği UBL formatına çevrilmek üzere hazırlanır. Hazırlanan dosyalar, Nebim Elektronik Fatura Entegrasyonu programında ilgili entegratör için tanımlanan fatura gönderme periyoduna göre otomatik olarak GİB'e beyan edilir.

5. E-Fatura Alma İşlemleri

Gelen e-faturalar, entegratör firma tarafından Nebim V3 ERP'ye otomatik olarak gönderilir.

Bu gönderme işleminden önce, entegratör firmanın web arayüzünde (örneğin Sovos/Foriba portalında veya çalıştığınız diğer entegratörün panelinde) yetki bazında gelen fatura onay ve red işlemleri gerçekleştirilir. Böylece hatalı veya işletmenize ait olmayan faturalar daha ERP'ye ulaşmadan elenir.

Nebim V3 ERP'ye onaylanmış olarak gelen faturalar, "Gelen e-Faturaları Kabul Et" programı ile sipariş, irsaliye ve ürün eşleştirmeleri yapılarak içeri kabul edilir. Barkod bazlı eşleştirme sayesinde tekstil ve perakendede binlerce kalemlik faturalar dahi hatasız şekilde stoklara işlenir.

6. GİB Portal Yöntemi ile Nebim E-Fatura Entegrasyonu

Entegratör firma ile yapılan otomatik fatura alma-gönderme işlemlerinin yanı sıra, tebliğde belirtilen aylık fatura gönderme limitinin altında kalan mükellefler için "Nebim – GİB Portal Yöntemi Entegrasyonu" da kullanılabilir.

GİB Portal kullanıcıları, Nebim Elektronik Fatura Entegrasyonu programına bağlanırken "Özel Entegratör Kullan" seçeneğini pasif hale getirdiklerinde, program GİB Portal entegrasyonu parametrelerine göre çalışır hale gelir.

7. Gelen E-Fatura Onay Süreci

Gelen e-faturaların, ilgili cari hesaba işlenmeden önce onaydan geçirilmesini sağlayabilirsiniz. Bu, özellikle çok departmanlı ve çok mağazalı yapılarda hatalı veya mükerrer fatura kaydını önleyen kritik bir kontroldür.

• Birden fazla onay hiyerarşisi tanımlanabilir.
• Gelen e-faturalar, departman yöneticileri ve/veya ilgili satın alma sorumluları tarafından onay sürecine tabi tutulabilir.
• Faturalar ancak onaylandıktan sonra Nebim V3 ERP'de görünür hale gelir ve cari hesaba işlenir.